Notkunarskilmálar og persónuverndarstefna

Skilmálar þessir gilda um notkun á fjarlækningaþjónustu sem Fjarlækningar ehf., kt. 480922-0340, Langholtsvegi 111, 104 Reykjavík (hér eftir „Fjarlækningar“ eða „við“) starfrækja fyrir hönd og á vegum Heilbrigðisstofnunar Suðurlands (hér eftir „HSU“) gagnvart skjólstæðingum HSU. Fyrri hluti (A) hefur að geyma notkunarskilmála þjónustunnar og síðari hluti (B) persónuverndarstefnu. Öll vinnsla persónuupplýsinga er í samræmi við lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, reglugerð (ESB) 2016/679 (GDPR), lög um sjúkraskrár nr. 55/2009 og lög um heilbrigðisstarfsmenn nr. 34/2012.

A. Notkunarskilmálar

1. Þjónustan

Fjarlækningar er íslenskt félag sem starfrækir ósamtíma (e. asynchronous) fjarlækningaþjónustu fyrir skjólstæðinga HSU. Þjónustan felst í því að notandi svarar stöðluðum spurningalista um heilsufarsvandamál sitt í gegnum sjúklingagátt og læknir á vegum Fjarlækninga fer yfir svörin, metur erindið og sendir notanda skilaboð, meðferðaráætlun og lyfseðil þegar við á. Samskiptin fara ekki fram í rauntíma og engin líkamsskoðun fer fram.

Þjónustan er einungis ætluð skjólstæðingum HSU. Fjarlækningar og læknar á vegum félagsins annast rekstur og faglega framkvæmd þjónustunnar fyrir hönd og á vegum HSU.

1.1 Vandamál sem þjónustan nær til

Einungis er hægt að fá afgreiðslu á eftirfarandi vandamálum:

1. Kvef, hósti og hálsbólga
2. Frunsa
3. Njálgur
4. Frjókornaofnæmi
5. Ristill á húð
6. Þvagfærasýkingar
7. Sveppasýkingar í leggöngum
8. Bakteríusýkingar í leggöngum
9. Risvandamál
10. Læknisvottorð
11. Lyfjaendurnýjanir á lyfjum sem tekin eru að staðaldri

Ekki er hægt að fá afgreiðslu á öðrum vandamálum í gegnum þjónustuna. Erindum sem falla utan framangreindrar upptalningar er vísað frá og notanda leiðbeint um viðeigandi farveg innan heilbrigðiskerfisins, eftir því sem við á.

1.2 Þjónustuloforð

Fjarlækningar leitast við að svara öllum erindum innan tveggja klukkustunda, alla daga ársins. Um er að ræða viðmiðunartíma en ekki bindandi skuldbindingu; tafir geta orðið vegna ófyrirséðra aðstæðna, svo sem tæknilegra bilana eða óvenju mikils álags.

1.3 Heimapróf

Sem hluti af afgreiðslu sumra erinda kann að vera nauðsynlegt að notandi kaupi og framkvæmi heimapróf, t.d. þvagpróf, streptókokkapróf eða CRP-próf. Slík próf eru seld sérstaklega og greiðir notandi fyrir þau til viðbótar við þjónustugjald, með sambærilegum hætti og þegar rannsóknir eru gerðar á læknavakt eða heilsugæslu. Læknir getur ekki lokið afgreiðslu erindis fyrr en niðurstöður nauðsynlegra prófa liggja fyrir.

2. Takmarkanir þjónustunnar og læknisfræðilegur fyrirvari

Fjarlækningaþjónusta kemur ekki í stað hefðbundinnar læknisþjónustu þar sem líkamsskoðun fer fram. Sum heilsufarsvandamál er ekki hægt að meta eða meðhöndla með fullnægjandi hætti án líkamlegrar skoðunar.

Ef notandi er með hættuleg einkenni, eða atriði í heilsufarssögu hans gera það áhættusamt að afgreiða erindið með fjarlækningaþjónustu, er erindinu vísað frá og notanda leiðbeint um viðeigandi farveg. Mat læknis á því hvort erindi sé hæft til afgreiðslu í fjarlækningaþjónustu er endanlegt.

Þjónustan er ekki bráðaþjónusta. Ef þú ert með alvarleg einkenni, svo sem brjóstverk, öndunarerfiðleika, skyndilega máttminnkun eða taltruflun, skerta meðvitund, miklar blæðingar, alvarleg ofnæmisviðbrögð eða önnur bráð einkenni, skaltu ekki nota þessa þjónustu heldur fara á Bráðamóttökuna eða hringja tafarlaust í Neyðarlínuna 112.

3. Stofnun aðgangs og auðkenning

Til þess að nýta þjónustu Fjarlækninga skráir notandi sig inn í sjúklingagátt með rafrænum skilríkjum í samræmi við lög nr. 55/2019. Innskráning með rafrænum skilríkjum tryggir örugga auðkenningu notanda. Notandi ber fulla ábyrgð á því að varðveita rafræn skilríki sín með öruggum hætti og ber ábyrgð á allri virkni og aðgerðum sem eiga sér stað í gegnum aðgang hans.

Notendur verða að hafa náð 18 ára aldri til að nýta þjónustuna í eigin nafni. Forráðamaður getur sótt þjónustu fyrir hönd barns síns þar sem það á við, og staðfestir hann þá að hann fari með forsjá barnsins.

Notandi ábyrgist að þær upplýsingar sem hann veitir í spurningalistum séu réttar og fullnægjandi. Rangar eða ófullnægjandi upplýsingar geta leitt til rangrar greiningar eða meðferðar og ber notandi ábyrgð á afleiðingum þess að veita vísvitandi rangar upplýsingar.

4. Greiðslur og endurgreiðslur

Notandi greiðir fyrir hvert erindi samkvæmt gjaldskrá sem birt er á vef þjónustunnar áður en erindi er sent inn. Heimapróf eru greidd sérstaklega, sbr. gr. 1.3. Greiðslukortaupplýsingar eru unnar af greiðslumiðlara og eru ekki vistaðar hjá Fjarlækningum.

Sé erindi vísað frá án nokkurrar læknisfræðilegrar afgreiðslu, t.d. vegna þess að vandamálið fellur augljóslega utan þjónustuframboðs eða vegna hættulegra einkenna, er þjónustugjald endurgreitt að fullu.

Athygli er vakin á því að réttur til að falla frá kaupum samkvæmt lögum um neytendasamninga nr. 16/2016 fellur niður þegar þjónusta hefur verið veitt að fullu, enda hafi notandi samþykkt að þjónustan hefjist og staðfest að hann falli frá rétti sínum til að falla frá kaupum við afgreiðslu erindisins. Með því að senda inn erindi samþykkir notandi að þjónusta hefjist þegar í stað.

5. Ábyrgðartakmörkun

Læknar Fjarlækninga veita heilbrigðisþjónustu í samræmi við viðurkennda faglega staðla og bera faglega ábyrgð samkvæmt lögum um heilbrigðisstarfsmenn nr. 34/2012. Mat læknis byggist á þeim upplýsingum sem notandi veitir og ber notandi ábyrgð á að upplýsingarnar séu réttar og fullnægjandi.

Fjarlækningar bera ekki ábyrgð á tjóni sem rekja má til rangra eða ófullnægjandi upplýsinga frá notanda, tæknilegra bilana hjá þriðju aðilum, eða þess að notandi fylgir ekki leiðbeiningum læknis eða leitar sér ekki frekari aðstoðar þrátt fyrir ráðleggingar þar um. Athugasemdum notanda vegna þjónustunnar eða framkomu starfsfólks skal unnt að beina til Fjarlækninga og eftir atvikum til yfirstjórnar HSU eða þess aðila sem ber ábyrgð á þjónustunni. Formlegum kvörtunum yfir meðferð eða framkomu við veitingu heilbrigðisþjónustu má beina til embættis landlæknis í samræmi við lög nr. 41/2007 og lög nr. 74/1997. Notandi á rétt á leiðbeiningum um framsetningu athugasemda og kvartana og til að fá skriflegt svar svo fljótt sem auðið er.

6. Breytingar á skilmálum

Skilmálar þessir kunna að taka breytingum vegna breytinga á löggjöf, starfsemi eða af öðrum ástæðum. Breytingar öðlast gildi við birtingu uppfærðra skilmála á vef þjónustunnar. Ef um verulegar breytingar er að ræða verður notendum tilkynnt um það í sjúklingagátt eða með tölvupósti með hæfilegum fyrirvara. Með því að nota þjónustuna staðfestir notandi að hann hafi kynnt sér og samþykki skilmála þessa.

B. Persónuverndarstefna

7. Ábyrgð og hlutverk aðila

Til þess að unnt sé að veita fjarlækningaþjónustu er nauðsynlegt að vinna með persónuupplýsingar notanda.

Sú vinnsla sem á sér stað er á ábyrgð HSU og kemur stofnunin fram sem svokallaður ábyrgðaraðili (e. data controller) í skilningi persónuverndarlaga. Þá er HSU jafnframt umráðamaður þeirrar sjúkraskrár sem verður til við þjónustuna í skilningi laga nr. 55/2009. Að því marki sem Fjarlækningar vinna með persónuupplýsingar skjólstæðinga HSU gera þeir það sem svokallaður vinnsluaðili (e. data processor) í skilningi persónuverndarlaga, en Fjarlækningar vinna upplýsingarnar fyrir hönd og samkvæmt fyrirmælum HSU, á grundvelli vinnslusamnings milli HSU og Fjarlækninga.

Þessi persónuverndarstefna lýsir því að hvaða marki og hvernig unnið er með persónuupplýsingar notenda þjónustunnar. Réttindi skráðra einstaklinga vegna heilbrigðis- og sjúkraskrárupplýsinga beinast að HSU sem ábyrgðaraðila.

8. Persónuupplýsingar sem unnar eru

Helstu flokkar persónuupplýsinga sem unnir eru við veitingu þjónustunnar eru:

• Grunnupplýsingar: Nafn, kennitala, kyn, heimilisfang, símanúmer, netfang, tungumál meðferðar og aðrar nauðsynlegar samskipta- og auðkennisupplýsingar.
• Upplýsingar um heimilislækni/heilsugæslustöð.
• Heilbrigðis- og heilsufarsupplýsingar: Svör við spurningalistum, upplýsingar um einkenni, heilsufarssögu, lyfjanotkun, ofnæmi, niðurstöður heimaprófa, samskipti við lækni, meðferðaráætlanir og lyfseðlar. Heilsufarsupplýsingar teljast til viðkvæmra persónuupplýsinga.
• Greiðsluupplýsingar: Upplýsingar sem nauðsynlegar eru vegna greiðslu fyrir þjónustuna. Greiðslukortaupplýsingar eru unnar af greiðslumiðlara og eru ekki vistaðar hjá Fjarlækningum.
• Aðrar upplýsingar sem nauðsynlegar eru vegna eðlis þjónustunnar og samskipta. Neiti notandi að veita nauðsynlegar persónuupplýsingar getur það haft áhrif á hvort eða með hvaða hætti unnt er að afgreiða erindi hans.

9. Tilgangur vinnslu og vinnslugrundvöllur

Heilbrigðis- og sjúkraskrárupplýsingar eru unnar í þeim tilgangi að veita notendum þjónustunnar heilbrigðisþjónustu, þ.e. taka við erindi, meta það, veita læknisfræðilega ráðgjöf, greiningu og meðferð, gefa út lyfseðla og læknisvottorð og færa lögbundna sjúkraskrá. Ábyrgðaraðili þeirrar vinnslu er HSU og Fjarlækningar vinna hana sem vinnsluaðili.

Vinnslan fer fram á grundvelli samnings og lagaskyldu, sbr. 2. og 3. tl. 1. gr. 9. gr. persónuverndarlaga. Þá fer vinnsla heilsufarsupplýsinga jafnframt fram á grundvelli 8. tl. 1. mgr. 11. gr. sömu laga, þ.e. vinnslan er nauðsynleg vegna veitingar heilbrigðisþjónustu.

10. Sjúkraskrárkerfi

Þjónustan er veitt í sjúkraskrárkerfinu Medalia, þar sem HSU er skráður þjónustuveitandi og umráðamaður. Notandi svarar spurningalistum í eigin sjúklingagátt sem hann skráir sig inn í með rafrænum skilríkjum. Læknir skoðar gögnin með rafrænni auðkenningu, ritar skilaboð og meðferðaráætlun og gefur út lyfseðil þegar við á.

Allar færslur sem verða til við veitingu þjónustunnar teljast til sjúkraskrár og fer um færslu, aðgang, varðveislu og eyðingu þeirra samkvæmt lögum um sjúkraskrár nr. 55/2009 og reglugerð um sjúkraskrár nr. 550/2015.

11. Miðlun persónuupplýsinga og vinnsluaðilar

Aðgangur að upplýsingum er takmarkaður við þá lækna, starfsmenn og verktaka sem nauðsynlega þurfa aðgang vegna starfa sinna. Persónuupplýsingum er ekki miðlað til þriðju aðila nema skylt sé samkvæmt lögum, á grundvelli dómsúrskurðar eða samkvæmt afdráttarlausu samþykki notanda.

Þar sem þjónustan er veitt skjólstæðingum HSU kunna sjúkraskrárupplýsingar að vera aðgengilegar öðrum heilbrigðisstarfsmönnum sem koma að meðferð notanda, í samræmi við lög um sjúkraskrár nr. 55/2009. Lyfseðlar eru sendir í lyfjaávísanagátt og upplýsingar sendar til embættis landlæknis og Sjúkratrygginga Íslands eftir því sem lög mæla fyrir um. HSU, sem ábyrgðaraðili, gerir skriflega vinnslusamninga við vinnsluaðila sína, þ.m.t. Medalia ehf. (sjúkraskrárkerfi) og Fjarlækningar ehf. (fagleg framkvæmd þjónustunnar).

12. Flutningur persónuupplýsinga utan EES

Persónuupplýsingar eru ekki fluttar út fyrir Evrópska efnahagssvæðið (EES) nema fullnægjandi verndarráðstafanir séu til staðar í samræmi við persónuverndarlög.

13. Varðveislutími

Persónuupplýsingum er eytt eða þær gerðar ópersónugreinanlegar þegar ekki er lengur þörf á þeim vegna tilgangs vinnslunnar, nema lagaskylda krefjist áframhaldandi varðveislu. Um varðveislu og eyðingu sjúkraskrárgagna fer samkvæmt lögum um sjúkraskrár nr. 55/2009, sem kveða á um lögbundna og langvarandi varðveislu, og um bókhaldsgögn samkvæmt lögum um bókhald nr. 145/1994. Óheimilt er að eyða sjúkraskrárgögnum nema með samþykki landlæknis. Notandi getur því ekki krafist eyðingar sjúkraskrárgagna sinna.

14. Trúnaður og öryggi

HSU og Fjarlækningar leggja ríka áherslu á trúnað og öryggi allra gagna og upplýsinga sem unnið er með. Læknar og annað starfsfólk eru bundin lögboðinni þagnarskyldu heilbrigðisstarfsmanna samkvæmt 17. gr. laga nr. 34/2012, auk trúnaðarskyldu samkvæmt persónuverndarlöggjöf.

Við veitingu þjónustunnar er fylgt kröfum og leiðbeiningum embættis landlæknis um upplýsingaöryggi við veitingu fjarheilbrigðisþjónustu. Meðal öryggisráðstafana eru:

• Auðkenning notenda og heilbrigðisstarfsmanna með rafrænum skilríkjum á fullnægjandi fullvissustigi samkvæmt kröfum landlæknis.
• Dulkóðun persónuupplýsinga í flutningi og í hvíld.
• Aðgangsstýringar þannig að einungis þeir sem hafa lögmæta þörf hafi aðgang, og rekjanlegar uppflettingar (aðgerðaskráning) í sjúkraskrá.
• Sjálfvirk útskráning eftir tiltekinn tíma aðgerðaleysis.
• Heilbrigðisupplýsingar eru einungis veittar í gegnum örugga sjúklingagátt — ekki með SMS eða tölvupósti.

Brot á trúnaðarskyldu eru litin alvarlegum augum og fara í skilgreindan farveg. Ráðstafanir sem lúta að hýsingu, dulkóðun gagna í hvíld og undirliggjandi kerfi eru framkvæmdar og stjórnað af Medalia ehf., á grundvelli vinnslusamnings Medalia ehf. við HSU.

15. Réttindi skráðra einstaklinga

Notendur þjónustunnar njóta ríkra réttinda samkvæmt persónuverndarlöggjöf. Í slíkum rétti flest m.a.:

• Réttur til aðgangs: Notandi á rétt á staðfestingu á vinnslu og aðgangi að upplýsingum, þ.m.t. afriti af eigin sjúkraskrá, sbr. 14. gr. laga nr. 55/2009.
• Réttur til leiðréttingar: Um leiðréttingu og athugasemdir við sjúkraskrárfærslur fer samkvæmt lögum um sjúkraskrár; synjun um leiðréttingu má skjóta til landlæknis, sbr. 7. gr. laga nr. 55/2009.
• Réttur til eyðingar: Notandi kann að eiga rétt á að eyða upplýsingum sem unnar eru um hann. Þessi réttur á þó ekki við um sjúkraskrárgögn og önnur gögn sem skylt er að lögum að varðveita.
• Réttur til takmörkunar vinnslu og til að andmæla vinnslu: Gilda að því marki sem við á, með þeim takmörkunum sem leiða af eðli heilbrigðisþjónustu og lagaskyldu.

Vilji notandi nýta réttindi sín skal beina fyrirspurn að HSU á netfangið personuvernd@hsu.is. Fjarlækningar taka jafnframt við beiðnum og afgreiða þær í umboði HSU eða framsenda til HSU, og veita nauðsynlega aðstoð.

Beiðnir má senda á netfangið fjarlaekningar@fjarlaekningar.is. Beiðnum verður svarað eins fljótt og auðið er og í síðasta lagi innan 30 daga frá móttöku; sé beiðni umfangsmikil má framlengja frestinn. Sé beiðni hafnað er ákvörðunin rökstudd skriflega.

16. Öryggisbrestir

Komi upp öryggisbrestur við vinnslu persónuupplýsinga ber HSU ábyrgð á að tilkynna um slíkan öryggisbrest til Persónuverndar innan 72 klukkustunda og eftir atvikum til skráðra einstaklinga, í samræmi við lög nr. 90/2018.

17. Hafa samband

Fyrirspurnir og ábendingar sem varða þjónustuna eða vinnslu persónuupplýsinga má senda á fjarlaekningar@fjarlaekningar.is.

• Persónuverndarfulltrúi / tengiliður Fjarlækninga: Mads Christian Aanesen, mads@fjarlaekningar.is.
• Ábyrgðaraðili heilbrigðis- og sjúkraskrárupplýsinga: Heilbrigðisstofnun Suðurlands (HSU), Árvegur, 800 Selfoss. Persónuverndarfulltrúi HSU: María Kristjánsdóttir, personuvernd@hsu.is.

Telji einstaklingur að vinnsla persónuupplýsinga fari ekki fram í samræmi við lög á hann rétt á að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd, postur@personuvernd.is, Laugavegi 166, 4. hæð, 105 Reykjavík.

18. Breytingar á persónuverndarstefnu

Stefna þessi er í reglulegri endurskoðun. Breytingar öðlast gildi við birtingu á vef þjónustunnar og verulegar breytingar eru kynntar notendum í sjúklingagátt eða með tölvupósti.